“Minden cégnek szüksége van egy megfelelő irodára” – ma már ez a kijelentés nem feltétlenül igaz, de azért sok cégvezető még mindig ragaszkodik ahhoz, hogy legyen a vállalatának egy “főhadiszállása,” ahol a kollégák összeülnek és ahol fogadhatja a leendő üzleti partnereket.
A helyiség kibérlése pedig sok esetben jobb alternatíva, mint a megvásárlása, de persze azért akad pár dolog, amire érdemes odafigyelni, cikkünkben ezekre térünk ki röviden.
Az első kérdés: biztos, hogy nélkülözhetetlen a fizikai iroda?
A mai modern világban már egyáltalán nem szokatlan az, ha egy cég “otthontalan”, tehát nincs is irodájuk, székhelyként egy szolgáltató vagy a tulajdonos lakcíme van bejegyezve, és mindenki otthonról dolgozik. Ez esetben viszont szükség lesz egy olyan online rendszerre, mint a MiniCRM felhőalapú szoftvere, ami lényegében egy online irodaként működhet.
A rendszer ilyen esetben az egész cég működésének vázát képezi, és a kollégák anélkül is tudják, hogy kinek mi a feladata, hogy ehhez egy légtérben kellene lenniük és folyamatosan szóban egyeztetniük.
Felmerülhet a kérdés, hogy “oké, a dolgozók dilemmája letudva, de hol fogadjam a partnereket?”. Ma már bevett módszer, ha a tárgyalásokra egy igényesebb kávézóban, étteremben kerül sor, de akár közösségi irodát is lehet bérelni az ilyen alkalmakra.
Ha pedig mindenképp ragaszkodsz egy állandó iroda bérléséhez, akkor a hely kiválasztásakor mérlegeld az alábbi szempontokat.
Az ingatlan mérete
Ez talán az egyik legfontosabb tényező, és nem is egyszerű a döntés. Egy kicsi irodában ugyanis csak szűkösen lehet elférni, ami konfliktushoz vezethet a kollégák között, hiszen “egymás nyakában lihegve” kell dolgozniuk, és nincs elég tárolóhely az iratok számára sem.
Egy túl nagy iroda bérlése pedig egyáltalán nem gazdaságos, indokolatlanul fizetsz sokat egy kihasználatlan ingatlanért. Mindig mérd fel, hogy hány főre szeretnéd berendezni a helyiséget, és akarsz-e esetleg egy külön tárgyalószobát.
Az elhelyezkedés
Az iroda megjelenése és elhelyezkedése minősíti a vállalatot. Ha például egy romos épületben van, netán olyan körzetben, ahol szinte lehetetlen parkolóhelyet találni, az a leendő ügyfelek szemében rossz pont. Mint ahogy az is, ha annyira kiesik, hogy nehéz megközelíteni, és az oda-vissza út órákig tart.
Érdemes tehát nem a belváros kellős közepén, de nem is a peremkerületek szélén keresgélni, hanem egy olyan környéken, ahová egyszerű eljutni, és nem okoz gondot a parkolás.
Berendezés, felszereltség
Az anyagiak szempontjából egyáltalán nem mindegy, hogy a kiszemelt iroda bútorozott-e vagy sem, illetve hogy milyen extrákkal van felszerelve. Van-e például szélessávú internet, portaszolgálat, őrzés-védelem az éjszakai órákban?
Rendelkezésre áll-e a dolgozók számára mosdó vagy teakonyha? Van-e egy külön helyiség, ahol fogadhatod az ügyfeleket? S persze a nagy kérdés, hogy mindezért mekkora összegű bérleti díjat kell majd fizetni.
